DIFERENCIA IMPORTANTE / URGENTE

 

¿Por qué es fundamental saber qué es Importante y qué es Urgente?

 

Porque repercute directamente en nuestra productividad, la productividad se resiente, los plazos no se cumplen, los procesos no funcionan y llegan las tensiones y el caos. Vamos a potenciar el flujo de tus tareas y tu productividad personal y profesional en esta Masterclass. Muchos me habéis preguntado después de la Masterclass inicial como poder saber si una tarea es Importante o Urgente. Pues allá vamos.
Suele pasar que se aplazan tareas que no son urgentes, pero puede que sean importantes, porque suelen ser tareas que nos pueden parecer tediosas, complicadas o que no nos gustan lo que da como resultado que pasan a ser urgentes y llega el colapso.

 

¿Cómo diferenciamos lo urgente y lo importante?

 

Resulta difícil a menudo diferenciar entre las tareas importantes y las urgentes en nuestro día a día. Lo primero que tenemos que hacer es saber clasificar los 2 conceptos para aplicarlos de forma correcta siempre a partir de hoy.

 

Tarea Urgente

 

  • La urgencia está condicionada al tiempo y al volumen de esa tarea.
  • Aumenta la urgencia a medida que te queda menos tiempo para la fecha límite, condicionado al volumen de la tarea.
  • Una tarea sin fecha límite nunca será urgente.
  • Si la fecha límite de una tarea se aplaza, esta se vuelve menos urgente.
  • Prima el Tiempo: Entre dos tareas que requieran el mismo tiempo de realización, la más urgente es la que tenga la fecha límite antes.
  • Prima el volumen: Entre dos tareas que tengan la misma fecha límite, la más urgente es la que lleve más tiempo hacer.
  • Si cuando te pones a realizar la tarea descubres que será más larga de lo que pensabas, se volverá muy urgente.

En resumen, de este primer apartado de URGENCIA, si la tarea tiene fecha límite hay urgencia luego depende de la fecha para graduar la urgencia de la tarea y por su puesto teniendo en cuenta el volumen/duración para desarrollarla.

 

La pregunta aquí es: ¿Qué fecha límite tengo para hacer la tarea y cuanto creo que me llevará realizarla?

 

Tarea Importante

 

  • La importancia de una tarea está condicionada a las consecuencias.
  • Una tarea aumenta su importancia si las consecuencias o el efecto que produce sobre el éxito o fracaso de la tarea son importantes para nuestro desarrollo futuro, proyecto o nuestra vida.
  • La repercusión que pueda tener en nuestro proyecto marca el grado de importancia de más grave a menos grave.
  • Depende de nuestro interés, conveniencia o efectos directos o secundarios.
  • Por ello para calibrar la importancia podemos pensar en qué grado está relacionada la tarea con nuestras metas u objetivos.
  • Dos tareas con consecuencias parecidas, similar volumen de trabajo o dificultad, son igualmente importantes.
    (p.e. Realizar un informe y entregarlo a la persona indicada)

Entre dos tareas, aunque no se parezcan en nada, la más importante será siempre la que cause efectos más negativos en caso de no completarla o más positivos en caso de completarla.
Si la tarea no cambia, pero las consecuencias cambian, la importancia de la tarea cambia en más o en menos importancia.

 

La pregunta aquí es: ¿Qué consecuencias positivas o negativas puede tener no realizar o presentar la tarea?

Como hemos comentado hasta ahora, si nos seguimos preguntando cómo diferenciar una tarea urgente de una importante, todavía no tenemos claro y vamos a seguir profundizando.

 

El secreto no está en diferenciar si una tarea es o no importante o urgente, el secreto está en saber identificar si una tarea es importante o no, y si es urgente o no, porque puede haber infinidad de combinaciones, o mejor dicho graduaciones tanto en importancia como en urgencia.

 

¿Cómo graduar la Urgencia?

La urgencia es un elemento medible. Cuanto más tiempo tengamos que dedicar a una tarea y menos tiempo tengamos para su entrega, la tarea será más urgente. Por el contrario, cuanto menos tiempo tengamos que dedicar a la tarea y más tiempo tengamos para su entrega la tarea es menos urgente. Aquí ya podemos detectar que hay una escala o porcentaje para las tareas urgentes

 

Fórmula de Urgencia:

Duración estimada de la Tarea
% Urgencia = ———————————————————————————————————————– = Resultado entre 0 y 100
Tiempo que disponemos hasta la fecha límite

Podemos decir que si estamos cerca del 0 es menos urgente, ahora si estamos cerca del 100 será muy urgente. Cuidado porque si sale fuera de estos parámetros la tarea será inviable.

 

¿Cómo graduar la Importancia?

La importancia es un elemento subjetivo, depende absolutamente de ti. Puede que busques fuera, opiniones, apoyos, no es efectivo, tienes que ser tú quien tome la decisión, y aquí ya interviene un concepto que suele dar miedo. Tú decides si algo es o no importante, no dejes la decisión a terceros, porque te estarán condicionando, incluso controlando.

 

Fórmula de Importancia:

Hacer / No hacer (Toma de decisión)
Importancia = ————————————————————————————————————- = Resultado subjetivo
Consecuencias

 

La subjetividad de la persona responsable decidirá la importancia o no interpretando las circunstancias de cada proyecto, de la política de cada departamento, la duración y complejidad de cada tarea, sus efectos, implicaciones para uno mismo y para el resto del equipo. Y cuando haya dudas aplicar el Sentido común

 

Haz Clic en el Vídeo y Míra AHORA la Masterclass Completa!!

 

https://vimeo.com/433376540