PRODUCTIVIDAD PERSONAL Y PROFESIONAL

 

“Malgasté el tiempo y ahora el tiempo me malgasta a mí” (William Shakespeare).

 

Entiendo que a la mayoría de todos nosotros nos encantaría tener más tiempo cada día, pero esto no es posible ya que todos disponemos de 24h al día, y esto es una de las pocas cosas de las que todas las personas tenemos exactamente lo mismo, y la única diferencia es como utilizamos esas 24h cada uno de nosotros, porque da igual la situación de la persona que seas alto o bajo, moreno o rubio, rico o pobre, eso da igual.

Aquí está la clave, y es donde cada uno de nosotros debemos decidir en qué y cómo utilizamos esas 24 horas en las diferentes actividades, para poder realizar durante el día todas las acciones que realmente queremos de la forma más óptima y productiva.

Suelo escuchar, quejas como no tengo tiempo, no puedo no me da más de sí el tiempo, necesito días de 48h, etc. 

No le damos o no vemos la importancia que tiene decidir por ti mismo como y qué quieres hacer cada segundo de tu vida, lo pasamos por alto, 

y aquí es donde está el secreto para desarrollar cualquier cosa que quieras hacer con y en tu vida.

Te estás enfocando en lo que no tiene solución, en lo que no puedes cambiar, sin embargo durante esta Masterclass veremos donde tienes que enfocarte. 

Tú tienes que ser capaz de decidir en qué y cómo quieres utilizar todo tu tiempo, que puede ser en trabajar, pasar tiempo con la familia, viajar, hobbies, dedicarnos tiempo a nosotros mismos, meditar, relajarnos, ocio, en fin, lo que realmente quieras realizar cada día porque lo has decidido tú así, no porque te lo marcan terceras personas o te dejas llevar por la corriente o la vorágine de tu día a día. 

Así no estás Liderando Tu Vida 

Esta Masterclass creo que te ayudará como participante a clarificar como organizar mejor tu vida, no recuperarás el tiempo perdido, pero a partir de ahora serás más consciente y sí exprimirás al máximo el tiempo futuro, porque recuerda que el tiempo se va y no vuelve.

Las investigaciones han demostrado de forma consistente que cuando se asocian objetivos claros con las actividades que realizamos somos más productivos y Eficaces.

Podemos decir que, a partir de ahora un primer nivel como filosofía de vida personal y profesional, sería crear una serie de rutinas para la optimización de las actividades para conseguir el tiempo suficiente para hacer todo lo que hay que hacer cuando hay que hacerlo. 

Sí, eso que siempre quieres o has querido hacer y no sabes cómo ni cuándo empezar.

Seguramente que adoptando para tu vida este primer nivel, vas a conseguir organizarte, con protocolos, hábitos, una mayor disciplina, menor ansiedad, mejor estado físico y mejor estado mental, que es fundamental para el desarrollo de cualquier actividad personal o profesional.

 

Objetivo de esta Masterclass. El objetivo de esta Masterclass es demostrar la importancia que tiene para tu vida que seas una persona más productiva en todas las áreas, y dediques el tiempo a lo que realmente quieres y te hace feliz.

Nos podemos preguntar lo siguiente:

¿Quién es conveniente que lo aplique? Cualquier persona, puede ser un trabajador por cuenta ajena, un autónomo, un emprendedor, un gerente de pyme o de gran compañía, la productividad es un factor imprescindible a mejorar para desarrollar la competitividad y el bienestar de las personas en todas las áreas de su vida.

No es lo mismo llegar a casa después de una jornada de trabajo extensa cansado agotado física y mentalmente, malhumorado y relacionarte con tus padres, cónyuge, pareja o hijos, que en ese momento lo que necesitas es tranquilidad y desconectar, no bullicio o tensiones.

No es lo mismo llegar contento y fresco para poder disfrutar del entorno familiar, salir a pasear, realizar alguna actividad en conjunto o hacer deporte o ir al gimnasio, no es lo mismo.

Y luego nos preguntamos por qué hay separaciones, divorcios o situaciones anómalas, vamos acumulando tensión.

No sabes separar y te llevas los problemas de casa al trabajo y al contrario del trabajo a casa.

La causa es que no estás llegando a cada lugar con tu mejor versión fresco, alegre, organizado, feliz, descansado, y esto lo vas a conseguir aplicando técnicas y directrices que vamos a ver seguidamente.

Ahora me gustaría incorporar de unos conceptos fundamentales:

La es la relación entre la cantidad de productos obtenida por un sistema productivo y los productividad recursos utilizados para obtener dicha producción. 

Esto lo entendemos muy bien en una fábrica.

Si esto lo llevamos a nuestra persona, tanto personal como profesional, podría ser algo así como qué resultados tenemos al cabo del día en base a los recursos que hemos utilizado. 

Si yo hago una sola actividad en toda la mañana, cuando bien planificada podría haberla hecho en 2 horas, no estoy optimizando mis recursos de forma adecuada. En este ejemplo mi recurso del tiempo, entre otros.

La productividad la tenemos que entender como un indicador de eficiencia.

Los 3 Conceptos. Siguiendo con la productividad y el indicador de eficiencia, ahora me gustaría hablar de 3 conceptos que creo van muy relacionados y son importantes tenerlos presentes en nuestra mente para aplicarlos de forma continuada en nuestra vida

El primero de ellos es

  • Eficiencia: Es la capacidad de disponer de alguien o de algo para conseguir un efecto determinado. 

Podemos decir que es la óptima utilización de los recursos de los que dispongo

El siguiente es

  • Eficacia: es la capacidad de lograr el efecto que se desea o se espera. 

Es la obtención de resultados.

Y por último

  • Efectividad: Podemos decir que es la conjunción de eficiencia y eficacia. 

Es la consecución de los resultados esperados en tiempo y forma, con el óptimo empleo y uso racional de los recursos disponibles.

CUIDADO!! Porque podemos ser Eficientes, pero no Eficaces.

Si equilibramos estos tres conceptos, para nuestra productividad personal y profesional, estoy casi seguro que es en gran parte el motivo del éxito de las personas en el desarrollo de sus acciones, en la calidad del objetivo, en el resultado óptimo que la mayoría de las personas estamos buscando para disfrutar realmente de nuestra vida

Porque si no los complementamos en su justa medida no seremos productivos.

Bien una vez que tenemos claros los conceptos anteriores, vamos a ver las posibles causas por las que bajas tu nivel de productividad

Causas por las que bajas tu nivel de productividad. Aquí vamos a enumerar posibles causas de tu baja productividad:

  • Indecisión: la duda para desarrollar ciertas acciones o ciertas tareas en nuestro día a día
  • Falta de Objetivos: la mayor parte de las personas no tiene definidos los objetivos ni a corto ni a medio ni a largo plazo. Incluso deben estar escritos.
    • Prioridades confusas: no definimos claramente las actividades o las acciones a las que debemos dedicar un orden de importancia y o urgencia
    • Planificación escasa: Ausencia de plan de trabajo
    • Falta de comunicación clara. Directrices pobres o imprecisas por parte de los compañeros y supervisores.
    • Exigencia elevada. Incremento del porcentaje de errores. Esta exigencia puede ser externa o interna
    • Ausencia de retos: Cada persona necesita retos en su vida en el nivel adecuado para que exista motivación.
    • Trabajo repetitivo o monótono: siempre recuerdo a esta persona sentado en su despacho poniendo sellos a una pila de informes
    • Falta de formación adecuada para el desempeño de la actividad. Ya sea formación transversal en reciclaje continuo, ya sea en habilidades o competencias
    • Falta de Reconocimiento: No reconocimiento de logros. A todos nos gusta esa frase de reconocimiento o palmadita en la espalda. 
    • Burocracia: excesiva
    • Falta de reflexión Pasamos muchas veces a la acción sin pensar previamente
  • Trabajos extensos y pendientes que nos da miedo o pereza acometer, postergamos. 
  • Jornadas laborales demasiado prolongadas. Leí un informe España jornadas más largas en un 19,6% que Alemania
  • Reuniones al final de la jornada de trabajo
  • Falta de flexibilidad en los horarios
  • Poca Empleabilidad > Plantillas rígidas 

Además de los Ladrones de Tiempo que no debemos olvidar:

  • Interrupciones
  • Reuniones no previstas
  • Entrevistas largas
  • Desorganización
  • Llamadas de teléfono
  • Falta de herramientas
  • Visitas inesperadas o mal planificadas

Cuánto más se reduzcan o eliminen todos los factores que hemos enumerados y otros que pueden existir según el tipo de actividad o negocio que desarrollemos, cuánto más se reduzcan o eliminen estos factores mayor será la productividad de ti como persona, de tu puesto de trabajo o de tu negocio.

Seguro que hay muchísimas más causas para la baja productividad, y me gustaría que en este momento pienses en que si quieres realizar el liderazgo de tu vida a partir de hoy algunas de estas causas que hemos visto tendrás que darles una solución, y no mañana, a partir de que finalicemos esta sesión.

Cómo identificar la baja productividad. Aquí tenemos unos conceptos que nos ayudarán a identificar tu baja productividad:

      • Jerarquizar: tareas según 
        • importancia, 
        • interés, 
        • necesidad 
        • urgencia

 

  • Contabilizar los tiempos muertos: Establecer un seguimiento diario de todas las tareas realizadas durante un período
      • Dispersión: Falta de concentración, hay que centrarse en exclusiva, aislarse y sumergirse en las tareas o actividades que desarrollas. 
      • Bajas: ya sean por enfermedad estrés, depresión, lesiones físicas, bajas por despidos o salidas voluntarias de la empresa, lo esto produce alta rotación y tiempo para dedicar en enseñar, adaptación, etc.
      • Multitarea > crea baja productividad y pérdidas para tu empresa o negocio. Merma el foco de atención en la acción

 

  • Hacer caso a nuestro reloj maestro, circadiano o biológico (que tenemos en el hipotálamo) > cada uno tiene su curva de actividad y fatiga: hay que respetar el sueño, mejora el rendimiento > zona creativa, pero si se fuerza llega el cansancio, debilidad, pánico, ansiedad, quemarse, ataque de nervios. No somos Superman o Superwoman

 

Soluciones para mejorar tu Productividad. Ahora vamos a ver las soluciones que puedes aplicar:

  • Iniciativa: Empuje propio para emprender acciones, crear oportunidades y mejorar resultados
        • Pro-Actividad: asumir el pleno control de tu conducta de modo activo
  • Creatividad: Crear algo nuevo 
        • Innovación: Presentar formas nuevas
  • Aplicar Estrategia: Se realiza de forma secuencial 
  • se parte de la meta, 
  • se fija el tiempo, 
  • se asignan los recursos, se establecen las acciones, 
  • se prevén los obstáculos 
  • se fijan los niveles de calidad o excelencia
      • Planificar: actuar anticipadamente a los eventos y acontecimientos. Definir lo que se va a ejecutar. Dar forma secuencial a nuestras acciones
        • Organizar
        • Priorizar
  • Delegar:
        • Reparte responsabilidades
        • Ayuda a desarrollar potenciales de las pax
        • Control: Eres el Responsable final
  • Coordinación
    • Concentración: Atención plena
    • Compatibilizar: Compaginar tareas: 
    • Decir “NO”: de forma asertiva
    • Planificar el Tiempo perdido esto es inevitable
    • Limitar Tiempos para la ejecución de las tareas.
    • Diferenciar vida laboral con personal. “No es lo mismo trabajar para vivir, que vivir para trabajar
    • Comunicación: Sin comunicación es complicado avanzar, este puede que sea de los más importantes en todos los ámbitos
      • Asertividad: comunicarse de la forma adecuada en beneficio de todas las partes. Se actúa y se dice lo que se piensa, en el momento y lugar adecuados, con franqueza y sinceridad
    • Liderazgo: Saber que eres o puedes líderar tu vida, responsabilizarte de tu vida. Tomar tus propias decisiones

Plan de Acción de Mejora Productiva. Como todo buen proceso de Coaching, siempre tiene que haber un plan de acción, y estos conceptos tienen que estar incluidos 

  • Importantes/Urgentes
    • Matriz de Eisenhower > Stephen Covey
    • Urgente e Importante
    • Importante, No Urgente
    • Urgente, No Importante
    • No Urgente, No Importante

Esto hay que aplicarlo continuamente

  • Tareas 
    • Activas: Son las tareas que se deben llevar a cabo para conseguir los objetivos de tu trabajo o proyecto
    • Reactivas: tareas cotidianas, de base para que todo funcione. 
  • NNTT: Nuevas tecnologías. Utilización de aplicaciones informáticas para la gestión y desarrollo.
    • Digitalización
    • Acceso a datos en la nube actualizados en tiempo real
    • Almacenamiento seguro de la información
    • Información centralizada 
    • Archivo correcto de la información
    • Gestión óptima de Recursos digitales

Ejemplo de Plan de Acción.

Y por poner un ejemplo que lo veamos más claro, aquí tienes:

  1. Preparar diariamente un programa de trabajo.
  2. Establecer prioridades
  3. Establecer objetivos
  4. Preparar las reuniones
  5. Hacer una cosa cada vez
  6. Distinguir lo esencial de lo accesorio
  7. Agrupar cosas semejantes
  8. Dividir en fases o etapas
  9. Poner ideas por escrito
  10. Comunicar de forma clara, breve y concisa
  11. Programar llamadas y visitas
  12. Buscar con calma las soluciones. Reflexionar
  13. Vigilar la organización personal

Bien hemos visto posibles soluciones para mejorar la baja productividad, pero si aun así no funciona…, Y cuando todo falle, hay que hacer algo diferente!!!

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