Clasificación de las tareas según Urgencia e Importancia.
Importantes, Urgentes
Aquellas tareas que tienen una fecha límite de finalización y que generan un beneficio, o no hacerlas supone una gran pérdida para nuestros intereses. Son por tanto las que deben tener prioridad absoluta, dedicación inmediata.
En este cuadrante como ejemplo podemos añadir las crisis, situaciones tensas, presiones, problemas inaplazables, proyectos con fecha vencimiento inmediato, acciones muy condicionantes.
Importante, Urgente
(Acción)
- Instalación de la red intranet de la oficina no funciona
- Presupuesto a Cliente
- Llenar Depósito coche Combustible
- Cargado Móvil
Importante, No Urgente
(Planificación)
- Desarrollo de mi proyecto
- Actividad Física
- Revisar trabajo para obtener conclusiones
- Analizo RRSS para tomar decisiones
- Pausas Activas
- Alimentarse
- Apoyo a los hijos en las tareas
- Pagar Facturas
- Cobrar Recibos
- Preparar la presentación
Importantes, No Urgentes
Estas son las tareas que aun no teniendo fecha límite cercana, nos pueden generar beneficio, pero a más largo plazo.
Estas tareas son ideales para poder realizar la planificación adecuada, e ir realizándolas con de una forma organizada en el tiempo. Son las tareas que pueden esperar si es necesario realizar otra en un momento determinado, pero no hay que olvidarse de realizarlas constantemente.
En este cuadrante como ejemplo podemos incluir las actividades de prevención, actividad física, networking construir y mantener las relaciones, planificación de las diferentes actividades y áreas, valoración de nuevas oportunidades, cultivar la disciplina, el crecimiento personal, el ocio.
No Importantes, Urgentes
Estas son las tareas ideales para delegar. Nos suele pasar que en nuestra actividad ciertas tareas se solapan y tenemos que decidir cuál de ellas hacer porque nos coinciden en el tiempo, y como comentamos nos es bueno ser multitarea, por ello debemos saber que las podemos delegar a otra persona o a nosotros mismos, pero con otro “sombrero”. Un ejemplo es que estás trabajando en una tarea ya Importante y No Urgente, que ya estaba planificada y al mismo tiempo surge una actividad, acción que requiere solución, como una visita o llamada de un cliente, un proveedor, una reunión urgente. En este cuadrante como ejemplo podemos incluir los ladrones de tiempo, como interrupciones, reuniones no previstas, compromisos sociales, entrevistas largas, desorganización, llamadas de teléfono, emails, redes sociales, falta de herramientas, visitas inesperadas o mal planificadas
No Importante, Urgente
(Delegar)
- Emails diarios
- Factura a clientes
- RRSS
- Obtener SEPA cliente
No Importante, No Urgente
(Descartar)
- Emails no solicitados
- Llamadas no solicitadas
- RRSS
No Importantes, No Urgentes
Estas son las tareas que no hemos solicitado, que no tienen fecha de finalización y no tienen ningún efecto o consecuencia sobre nuestra actividad o proyecto.
Con estas tareas se pueden realizar varias acciones, se pueden descartar, aplazar, delegar, no realizar o eliminar del cuadrante,
En este cuadrante como ejemplo podemos incluir también a parte de los ladrones de tiempo, temas que no son de tu competencia o no tiene relación contigo, llamadas telefónicas sin relación con tus tareas, distracciones, detalles insignificantes, algunos emails y llamadas.
Aplicación Directa del Cuadrante
En base a lo que hemos visto, podemos decir que el cuadrante de Importante y Urgente es para pasar a la Acción inmediata. El cuadrante de Importante y No Urgente es el ideal para que planifiquemos. El cuadrante de No Importante y Urgente es conveniente su Delegación, y por último el cuadrante de No Importante y No Urgente lo descartamos o lo archivamos. Si estos conceptos los tenemos claros y los interiorizamos, podremos avanzar mucho en nuestra productividad, y con un proceso de Coaching lo podemos agilizar, ya que importante y urgente no son conceptos excluyentes, teniendo en cuenta que todo lo urgente no es importante.
La decisión de si es importante una tarea es de cada persona, no de terceras personas, salvo si hay un responsable de dicha tarea.
Cuando planifiquemos, para realizar las tareas o proyectos es conveniente tener en cuenta que, las tareas más complejas las realicemos cuando estamos más frescos y tenemos más energía, el resto de tareas las dejamos para los momentos en los que estamos más bajos de energía.
Normalmente las personas que no asumen su responsabilidad no atienden ni lo urgente ni lo importante, y esto puede traer consecuencias muy contraproducentes para sus intereses.
Si reflexionas con estos 4 cuadrantes en mente, planificas y aplicas las rutinas necesarias, sabrás clasificar lo importante y lo urgente de forma más fácil y por consiguiente serás más productivo/a y capaz de Liderar tu Vida.
La aplicación práctica de estos cuadrantes está muy relacionada hoy día con otras variables que debemos tener en cuenta para que seamos certeros en nuestras decisiones de qué, cómo y cuándo acometer las diversas tareas o proyectos con los que nos manejamos cada día.
Por ello, hay que saber diferenciar lo que son urgencias reales, no supuestas, de las que no lo son, ya que si no se hace la tarea antes de un tiempo determinado, fecha y hora concreta, deberemos afrontar consecuencias que ello conlleve. Un ejemplo claro con las tareas en serie, esas que unos dependen de otros, si nosotros no las hacemos, otras personas no pueden avanzar en su trabajo.
Esto nos lleva a otra decisión importante, decidir a partir de cuánto impacto económico nos puede parecer una tarea importante y urgente, porque una vez que definimos a partir de qué cifra económica una tarea o proyecto son prioritarios tenemos marcado un patrón a seguir en las demás tareas. Pero no solo importa el impacto económico para tomar la decisión, sino también el impacto que tenga consecuencias para nosotros según otros factores como la seguridad, la salud de las personas, factores sociales, de reputación de marca, medioambientales que también nos condicionan para establecer la prioridad de una tarea o proyecto.
